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10 conseils pour bien réussir son fax-mailing

1 Bien choisir son fichier

Le fax présente l’avantage, avec l’emailing, de pouvoir vous procurer des statistiques précises du taux d’aboutis de vos envois. Il vous est donc théoriquement possible de mesurer la qualité des fichiers utilisés.

Cependant, ce taux dépend de nombreux autres facteurs indépendants de la qualité intrinsèque du fichier, le nombre de pages, du moment de l’envoi… Aussi, un taux d’aboutis ne suffit pas à évaluer la qualité d’un fichier, même s’il est très souvent révélateur du niveau d’entretien d’une base de données.

Le facteur primordial est le taux de retours de votre fichier. En effet, un fichier peut générer un excellent taux d’aboutis mais ne pas correspondre à votre cible. A moins de proposer une offre très grand public, privilégiez toujours la qualité et la précision d’un fichier à son volume ou son coût. Plus une base de données est spécialisée et précise et mieux vous atteindrez votre cible. Il est possible de louer ou d’acheter directement sur la plate-forme des de bases de données, des fichiers extrêmement spécialisés dans pratiquement tous les secteurs d’activité.

2 Dédoublonner le fichier par numéro de fax

En choisissant de n’envoyer qu’un ou deux fax par numéro, vous contactez le même nombre de services ou d’entreprises pour un coût moindre. Par ailleurs, cela évitera que dix personnes reçoive le même fax au même numéro même si elles sont toutes concernées par votre message. En effet, non seulement les réceptions multiples de fax vous coûtent cher en envois mais elles coûtent également à votre client (papier, encre, sans parler du dérangement), ce qui lui donne d’office une mauvaise image de votre entreprise. Le nombre de plaintes augmente exponentiellement avec le nombre de fax reçus par le prospect.

3 Préférer un fichier nominatif

Le fax est bien souvent récupéré par une personne qui n’est pas concernée par le message. Si une assistante trouve un fax, elle le jettera directement à la corbeille si celui-ci ne la concerne pas. Si le fax est adressé à une personne précise, il y a de plus grandes chances qu’on le lui remette. Enfin, les prospects acceptent mieux de recevoir deux fax identiques si ces fax sont adressés à deux personnes distinctes.

4 Bien choisir le moment de l’envoi

L’envoi d’un fax-mailing la nuit évite de saturer le fax de vos prospects lorsqu’ils en ont besoin (l’envoi de fax le jour génère plus de plaintes qu’un envoi de nuit) et coûte généralement moins cher. Cependant, il faut dans ce cas vous assurer que votre fichier est dépourvu de particuliers et de personnes travaillant à leur domicile (professions libérales…).

En revanche, s’il est plus coûteux et génère plus de mécontents, un fax envoyé de jour sera sans doute plus lu qu’un fax trouvé le matin. Par ailleurs, les risques de cartouches vides ou de pénurie de papier sont généralement plus faibles, mais le risque que les fax soient occupés est plus grand.

De même évitez les périodes de vacances, les mercredi et vendredi qui sont traditionnellement des jours où de nombreuses personnes sont absentes…

5 Ne pas cibler les DOM-TOM ou l’Etranger

Contrairement à un envoi postal ou email, les tarifs ne sont pas les mêmes pour un envoi de fax en France métropolitaine et dans les DOM-TOM. Assurez-vous donc que votre fichier ne contient que des numéros métropolitains. Sinon, la facture risque de vous surprendre. Le même conseil est valable pour l’étranger.

6 Relance du fichier

Il est conseillé de prévoir une relance sur les non-aboutis de votre envoi. En effet, un certain nombre de fax n’arrive jamais à destination parce que les appareils sont débranchés, occupés, n’ont plus de cartouche ou de papier.

Une relance vous permet d’augmenter votre taux d’aboutis. L’idéal est de ne pas programmer la relance le jour (ou la nuit) même du premier envoi car il est plus probable que les problèmes de fax aient été résolus le lendemain que dans l’heure suivant l’envoi initial. Evitez pour cette même raison de prévoir une relance le week-end. Et n’oubliez pas que vous n’êtes généralement facturés que sur le nombre d’envois aboutis.

7 Faire un message court

Mieux vaut éviter de faire un message de plus d’une page. Plus le nombre de pages envoyées augmente, plus les prospects se plaignent (les plaintes sont multipliées lorsque le fichier n’est pas dédoublonné).

Par ailleurs, lorsqu’un message excède une page, le taux de non-aboutis augmente et les pages risquent d’être séparées. Si vraiment vous n’avez pas d’autre choix que de faire une publicité sur plusieurs feuillets, rappelez vos coordonnées sur chacune des pages et distinguez-les tout en respectant une cohérence graphique. Ainsi, vos prospects comprendront plus facilement qu’il s’agit de différentes pages d’un même message qui se suivent dans un ordre précis.

8 Faire un fax léger

Plus votre fax sera noirci, plus il nécessitera plus d’encre et videra rapidement les cartouches de vos clients. De plus, un fax trop chargé engendre un taux d’aboutis plus important car l’information transmise est plus lourde.

9 Veiller à la lisibilité du message

Vous ne pouvez maîtriser la qualité des appareils qui recevront vos fax. Certains ont une mauvaise définition, « bavent », laissent des traînées ou froissent les feuilles.

N’oubliez jamais que vos prospects ne recevront pas toujours votre publicité dans les conditions idéales. Il est donc impératif que votre message reste lisible en toutes circonstances. Oubliez les grisés qui donnent un très mauvais rendu, les polices trop petites qui deviennent rapidement illisibles ou encore comme les textes écrits en blanc sur fond noir. Evitez les images, logos ou photos à moins qu’ils ne soient très facilement identifiables.

10 Optimisez vos fax mailings !

- Le faxing est très utile pour envoyer une information urgente et importante à ses clients. Contrairement à l’email qui peut être perdu dans la boite à SPAM ou lu plusieurs jours après ou du courrier qui est reçu une semaine après l’envoi ou encore l’appel téléphonique qui n’est pas possible sur un grand nombre de clients, le Faxing permet un envoi de masse très rapidement avec une probabilité de lecture bien plus importante (en sachant quels clients n’ont pas reçu le message).

- N’utilisez peu ou pas d’images, préférez éventuellement des cliparts mais très contrastés (et pas trop de noir !). Si vous utilisez quand même une image d’un produit, vous risquez de donner une mauvaise image de vos produits (sachez que 15 à 25% des fax en France n’acceptent pas le gris ou le tramage…).

- Pour vérifier le taux de retour d’une opération, ajoutez un bon de commande joint ou un bon de réduction. C’est tout l’avantage du papier: vos clients viendront avec dans votre magasin !

- Rien ne vaut un cadeau ou un gratuit pour booster un faxing: cadeau à la commande, livre gratuit, goodie…

Les fichiers sont issus soit de registres officiels, soit de fichiers d’entreprises spécialisées en marketing direct qui ont un fichier clients mis à jour très régulièrement (ce sont les plus riches et les plus pro car les membres de la base sont contactés régulièrement par téléphone pour une actualisation des données).

Mailing FAX

Notre logiciel de fax-mailing est très différent des logiciels concurrents, dans un premier temps par sa simplicité d'utilisation, puis par son interface vraiment orientée "mailing" directement reliée à des serveurs de fax très puissants (actuellement notre capacité d'envoi totale est d'environ 35.000 fax par heure).

En quelques clics il est aussi facile de gérer de petites campagnes de fax-mailing que de gros mailing.

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Vous apprécierez également ses graphiques, ses rapports détaillés, son nettoyeur de numéros de fax, ses bons à tirer (BAT / Fax de test), son système de location de fichiers inclus et surtout ses nombreuses possibilités de programmation et de relances des envois (x fax par jour, limitations horaires, limitations hebdomadaires, date de fin de mailing, date de relance, etc.)